眾所皆知，台日的經貿關係向來十分密切，而根據經濟部國際貿易局和日本財務省的統計，日本是台灣的第三大貿易夥伴（一、二名分別是中國和美國），更是外資與技術的主要來源。同時，台灣也是日本第四大貿易夥伴。
而觀光局的統計資料顯示，2018 年來台日本旅客高達 196 萬 9151 人次，較 2017 年有 3.70% 的成長，不但是各國旅客中來台次數最多者，成長率也最高。以其中幾個主要的類別來看，觀光目的達 143 萬9450 人（73%）、業務需求 25 萬 2734 人（13%），探親 2 萬 1149 人，參加會議與參展 1 萬 2923人，求學 6243 人，各項數字皆逐年攀升。
以上資料在在顯示出台日交流益發緊密，且因為地緣關係、國民情感等因素，日本市場絕對是台灣企業突圍的一大利基。然而，對想轉型的中小企業及新創品牌來說，要打通日本市場、配置具業務專業的日文人才、成立對日營業部門，還得設法長久維繫與日本客戶的關係，經年累月下來，無疑是一筆龐大的開銷，對資源有限的公司而言，更是一大考驗。
如果以上都說中了你的心事，「日本業務代行」絕對是你解套的良機。
三分鐘了解什麼是「日本業務代行」
「業務代行」是從日本漢字而來，又稱「営業代行」。顧名思義，就是為你效勞、幫助你完成對日市場的所有營業項目，如同你的雙語商務祕書，為你打理每日營業的大小事務。
「日本業務代行」能用流利的中文和日文雙邊溝通，節省訊息傳遞的時間，避免因溝通不良造成的延誤。從日常的商務聯繫，像是電話接聽、信件往返、文書翻譯，到正式的業務運行，例如確認庫存、協尋商品聯繫、代為提供報價單、出貨、備料、海內外採購、進度跟催、赴日或在台參展、開會協商、工廠參訪、接待日本客戶、後續追蹤、客戶維繫等等。
你能想到的所有商務需求，都能一一幫你全數搞定。
以承接「業務代行」多年的資深專案經理 Rebecca 為例，她負責的客戶是一家日本原廠，擔當他們的大中華區窗口，以台北都會區為據點，負責聯繫日本、台灣、中國三地的廠商，調度符合客人需求的產品。她每天的例行事務，大體可分為日常商務聯繫、產品進出口處理、庫存與帳款確認等三大塊。
除此之外，如果客戶想進口台灣某家廠商的產品，她可以協助將台灣廠商的產品型錄翻譯成日文，並聯絡量產事宜，報告給客戶知曉。反過來說，如果客戶有新產品想發表，她也可以將樣品與型錄翻譯成中文後，推薦給台灣或中國的廠商使用。
「いつもお世話になっております。 Rebecca でございます。」skype 鈴聲響起，她戴上耳麥，從容地由中文切換到日語，從日常聯繫、市場調查、採購、進出口業務，到行銷、公關、帳務處理都難不倒她，等於一個人便撐起整間公司的海外營業部門。「其實就是『海外分社』的概念啦。」Rebecca 笑著補充。
不只是「業務代行」
但，「日本業務代行」的好處可不僅如此。
「我不只是傳聲筒，而是客戶與其他廠商之間的橋樑與潤滑劑。」資深專案經理 Rebecca 自信滿滿地說。
「『業務代行』要做的是『比客戶先想到問題』，然後早一步想好有建設性的解決方案，及早跟客戶匯報並處理，這樣才不會等問題已經變得很棘手了，還要浪費客戶的時間去操煩。特別是我所屬的公司也是日商，天生就具備『將心比心』的日式服務特質，讓客戶『安心』是我最大的任務，也是我的成就感來源。」說到這裡，Rebecca 便一指送出了提醒客戶因原物料即將上漲，需及早備料的報告。
那在這麼多年的「日本業務代行」中，有沒有特別棘手的案子呢？Rebecca 深吸了一口氣，「『處變不驚』也是我練就的才能之一。記得有一次，客戶的 LED 元件已經幾乎出到對方廠商倉庫門口了，沒想到竟因為保存期規定忽然變嚴格，讓客戶的 LED 元件硬生生從還在保存期限中變成過期！」「幸好我們跟這家廠商的採購合作多年，彼此有一定的信任度，經過來回幾次協商，對方才願意讓我們先入一半的貨。」
「又譬如說，有一次客戶的精品沙發需要製作相配的頂級沙發腳，希望要如 Iphone 般的曜石黑、鋼琴烤漆、再加上鏡面質感。為了這個『曜石黑」』我幾乎把整個台灣都翻過來了，問了無數家廠商，才找到精通這項工藝的老師傅，緊接著還要一遍遍地對色票，才能呈現出客戶想要的質感。」
「在客戶都想放棄的時候，代替客戶追求完美，打造出『專屬客戶獨一無二的曜石黑』，這才是日本職人的工作態度！」
「日本業務代行」的三大好處
總而言之，「日本業務代行」可歸納出以下三大好處：
- 節約成本：幫你節省人事、管理、租金、水電等惱人開銷，在公司的金流尚不穩固，且沒有多餘的時間、金錢培育人才、打造實體辦公室之際，可說是一大福音；
- 海外窗口建立：幫你打通日本市場、處理海內外溝通的大小事宜，是你插旗日本的第一站；
- 專心打拼事業：幫你省卻日常行政事務的繁瑣，讓你可以全力規劃公司營運的大方針，把心力花費在真正需要你專注的地方。
「日本業務代行」不可或缺的三大關鍵力
不過，一個好的「日本業務代行」，需要具備哪些條件呢？
- 專案力：資深的專案經理需要具備良好的時間管控能力、資訊分析能力、維繫客戶能力、解決問題能力、溝通協調能力、追蹤管理能力；
- 文化力：流利的中日文溝通能力是最基本的要求，除此之外，更必須了解日本市場的運作方式，清楚日本客戶的文化習性與眉角，才能與日本客戶協商、談判、交涉無礙；
- 執行力：有能力規劃，也要有能力徹底執行，因此慎選「日本業務代行」的機構非常重要。該機構是否具備開拓日本與台灣市場的經驗，是否擁有相關的人脈、通路及資源流通管道，以及在業界是否存有信譽和口碑，是否是政府立案的合法機構，都是需要納入考慮的重點。
只要確認以上三個條件，便能讓「日本業務代行」協助你成功打通海內外市場，進而開拓並維繫客戶，成為你開拓跨國事業的最佳商務夥伴！
