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你不能不知道的新工作趨勢──日本業務代行

眾所皆知,台日的經貿關係向來十分密切,而根據經濟部國際貿易局和日本財務省的統計,日本是台灣的第三大貿易夥伴(一、二名分別是中國和美國),更是外資與技術的主要來源。同時,台灣也是日本第四大貿易夥伴。

而觀光局的統計資料顯示,2018 年來台日本旅客高達 196  萬 9151 人次,較 2017 年有 3.70% 的成長,不但是各國旅客中來台次數最多者,成長率也最高。以其中幾個主要的類別來看,觀光目的達 143 萬9450 人(73%)、業務需求 25 萬 2734 人(13%),探親 2 萬 1149 人,參加會議與參展 1 萬 2923人,求學 6243 人,各項數字皆逐年攀升。

2018年來台日本旅客組成

以上資料在在顯示出台日交流益發緊密,且因為地緣關係、國民情感等因素,日本市場絕對是台灣企業突圍的一大利基。然而,對想轉型的中小企業及新創品牌來說,要打通日本市場、配置具業務專業的日文人才、成立對日營業部門,還得設法長久維繫與日本客戶的關係,經年累月下來,無疑是一筆龐大的開銷,對資源有限的公司而言,更是一大考驗。

如果以上都說中了你的心事,「日本業務代行」絕對是你解套的良機。

三分鐘了解什麼是「日本業務代行」

 

「業務代行」是從日本漢字而來,又稱「営業代行」。顧名思義,就是為你效勞、幫助你完成對日市場的所有營業項目,如同你的雙語商務祕書,為你打理每日營業的大小事務。

「日本業務代行」能用流利的中文和日文雙邊溝通,節省訊息傳遞的時間,避免因溝通不良造成的延誤。從日常的商務聯繫,像是電話接聽、信件往返、文書翻譯,到正式的業務運行,例如確認庫存、協尋商品聯繫、代為提供報價單、出貨、備料、海內外採購、進度跟催、赴日或在台參展、開會協商、工廠參訪、接待日本客戶、後續追蹤、客戶維繫等等。

你能想到的所有商務需求,都能一一幫你全數搞定。

 

 

「日本業務代行」為你一手包辦營業大小事(以將日本商品進口至台灣為例)
「日本業務代行」為你一手包辦營業大小事(以將台灣產品出口至日本為例)

以承接「業務代行」多年的資深專案經理 Rebecca 為例,她負責的客戶是一家日本原廠,擔當他們的大中華區窗口,以台北都會區為據點,負責聯繫日本、台灣、中國三地的廠商,調度符合客人需求的產品。她每天的例行事務,大體可分為日常商務聯繫產品進出口處理庫存與帳款確認等三大塊。

除此之外,如果客戶想進口台灣某家廠商的產品,她可以協助將台灣廠商的產品型錄翻譯成日文,並聯絡量產事宜,報告給客戶知曉。反過來說,如果客戶有新產品想發表,她也可以將樣品與型錄翻譯成中文後,推薦給台灣或中國的廠商使用。

「いつもお世話になっております。 Rebecca でございます。」skype 鈴聲響起,她戴上耳麥,從容地由中文切換到日語,從日常聯繫、市場調查、採購、進出口業務,到行銷、公關、帳務處理都難不倒她,等於一個人便撐起整間公司的海外營業部門。「其實就是『海外分社』的概念啦。」Rebecca 笑著補充。

「日本業務代行」資深專業經理 Rebecca 的一天

不只是「業務代行」

 

但,「日本業務代行」的好處可不僅如此。

「我不只是傳聲筒,而是客戶與其他廠商之間的橋樑與潤滑劑。」資深專案經理 Rebecca 自信滿滿地說。

「『業務代行』要做的是『比客戶先想到問題』,然後早一步想好有建設性的解決方案,及早跟客戶匯報並處理,這樣才不會等問題已經變得很棘手了,還要浪費客戶的時間去操煩。特別是我所屬的公司也是日商,天生就具備『將心比心』的日式服務特質,讓客戶『安心』是我最大的任務,也是我的成就感來源。」說到這裡,Rebecca 便一指送出了提醒客戶因原物料即將上漲,需及早備料的報告。

「比客戶先想到問題」是「業務代行」最大的任務 (Designed by freepik)

 那在這麼多年的「日本業務代行」中,有沒有特別棘手的案子呢?Rebecca 深吸了一口氣,「『處變不驚』也是我練就的才能之一。記得有一次,客戶的 LED 元件已經幾乎出到對方廠商倉庫門口了,沒想到竟因為保存期規定忽然變嚴格,讓客戶的 LED 元件硬生生從還在保存期限中變成過期!」「幸好我們跟這家廠商的採購合作多年,彼此有一定的信任度,經過來回幾次協商,對方才願意讓我們先入一半的貨。」

「又譬如說,有一次客戶的精品沙發需要製作相配的頂級沙發腳,希望要如 Iphone 般的曜石黑、鋼琴烤漆、再加上鏡面質感。為了這個『曜石黑」』我幾乎把整個台灣都翻過來了,問了無數家廠商,才找到精通這項工藝的老師傅,緊接著還要一遍遍地對色票,才能呈現出客戶想要的質感。」

在客戶都想放棄的時候,代替客戶追求完美,打造出『專屬客戶獨一無二的曜石黑』,這才是日本職人的工作態度!」

「日本業務代行」的三大好處

 

總而言之,「日本業務代行」可歸納出以下三大好處:

  1. 節約成本:幫你節省人事、管理、租金、水電等惱人開銷,在公司的金流尚不穩固,且沒有多餘的時間、金錢培育人才、打造實體辦公室之際,可說是一大福音;
  2. 海外窗口建立:幫你打通日本市場、處理海內外溝通的大小事宜,是你插旗日本的第一站
  3. 專心打拼事業:幫你省卻日常行政事務的繁瑣,讓你可以全力規劃公司營運的大方針,把心力花費在真正需要你專注的地方。
「日本業務代行」的三大好處

 

「日本業務代行」不可或缺的三大關鍵力

 

專案力 + 文化力 + 執行力 = 專業優質的業務代行 (Designed by freepik)

不過,一個好的「日本業務代行」,需要具備哪些條件呢?

  1. 專案力:資深的專案經理需要具備良好的時間管控能力、資訊分析能力、維繫客戶能力、解決問題能力、溝通協調能力、追蹤管理能力;
  2. 文化力:流利的中日文溝通能力是最基本的要求,除此之外,更必須了解日本市場的運作方式,清楚日本客戶的文化習性與眉角,才能與日本客戶協商、談判、交涉無礙
  3. 執行力:有能力規劃,也要有能力徹底執行,因此慎選「日本業務代行」的機構非常重要。該機構是否具備開拓日本與台灣市場的經驗,是否擁有相關的人脈、通路及資源流通管道,以及在業界是否存有信譽和口碑,是否是政府立案的合法機構,都是需要納入考慮的重點。
「日本業務代行」不可或缺的三大關鍵力

只要確認以上三個條件,便能讓「日本業務代行」協助你成功打通海內外市場,進而開拓並維繫客戶,成為你開拓跨國事業的最佳商務夥伴!

 

 

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